Impariamo ad organizzarci: le liste

Nel precedente articolo abbiamo parlato di come stabilire una sana routine possa esserci d’ aiuto per imparare ad organizzarci. Se te lo sei perso lo trovi qui.

Oggi parliamo invece delle liste. Cosa sono? Come ci possono aiutare ad essere più organizzati?

Io adoro le liste, mi piace prendermi qualche minuto, sedermi, prendere carta e penna e scrivere nero su bianco tutti i miei impegni, i miei obiettivi. La lista è davvero un valido alleato della nostra organizzazione e se ben utilizzata può fare un’ enorme differenza nella nostra quotidianità.

Continua la lettura dell’ articolo se sei curioso di saperne di più.

Cosa sono le liste?

Le liste sono un elenco delle cose da fare, da ricordare, ecc. Possono essercene di diversi tipi a seconda della funzione che devono assolvere. Per esempio, la lista della spesa, contiene l’ elenco di tutto ciò che dobbiamo comprare, la lista dei buoni propositi,la to do list, serve per annotare tutto ciò che dobbiamo fare ed è principalmente di questa che parlerò in questo articolo.

A cosa serve scrivere una lista?

Innanzitutto scrivere una lista serve a non dimenticarsi cose importanti, come un impegno di lavoro, un appuntamento dal medico. Serve per ricordarsi, per esempio, di chiamare l’ elettricista, oppure, nel caso della lista della spesa, per non rischiare di arrivare al supermercato e comprare di tutto fuorchè quello che davvero ci serve.

Utilizzando le liste riusciremo a gestire meglio il nostro tempo ed organizzarci in modo da non arrivare a fine giornata stanchi e sopraffatti ma con la sensazione di non aver concluso quasi nulla.

Ti è mai capitato di arrivare a sera con la sensazione di aver dimenticato qualcosa ma non sai cosa? Poi, una volta a letto, ti viene in mente di non aver chiamato l’ idraulico per prendere appuntamento per la riparazione del bagno, oppure ti ricordi di non aver lasciato sulla scrivania dell’ ufficio quel progetto che ti aveva chiesto il tuo capo o ti sei dimenticato di fare le fotocopie per il compito di tuo figlio. Con l’ utilizzo delle liste questo potrebbe non accadere più perchè avrai sempre a portata di mano un sussidio mnemotico che ti ricorderà le cose importanti.

Stilare una lista ci da la sensazione di avere sotto controllo il nostro tempo. In questo modo sarà anche più facile riuscire a ritagliarsi del tempo per sé, per i propri hobby, perchè riusciremo ad organizzarci al meglio in quanto sapremo sempre cosa dovremo fare e quando.

Scrivere una to do list ti darà una sensazione di tranquillità, sarai più rilassato e riuscirai a procedere per step durante la tua giornata. In più ti aiuterà ad affrontare eventuali imprevisti che possono capitare perchè saprai sempre quali sono i tuoi impegni.

Agire per priorità

Mentre stai mettendo nero su bianco le tue cose da fare, pensa per priorità. Cosa vuol dire questo? Non tutte le cose che devi fare nell’ arco della tua giornata hanno lo stesso peso e la stessa importanza, quindi, decidi le attività che dovrai svolgere per prime organizzandole per ordine di importanza, spuntale mano a mano che le porti a termine, in questo modo il tuo carico mentale si alleggerirà e ti sentirai più produttivo e stimolato ad andare avanti.

Allo stesso modo, ricordati di aggiornare la tua lista ogni qualvolta si aggiunga un’ attività o un impegno.

Quante to do list esistono?

La to do list è un vero e proprio strumento organizzativo, e come tale si può adattare alle nostre esigenze. Possiamo quindi compilare una to do list giornaliera, per avere sempre sott’ occhio i nostri impegni quotidiani, sia lavorativi che privati. La to do list può anche essere settimanale, se sentiamo il bisogno di avere una visione d’ insieme di tutta la settimana. Nel caso in cui stiamo lavorando ad un grosso progetto, sia lavorativo che privato, la to do list può venirci in aiuto per tenere sotto controllo i nostri progressi.

Come vedi, sta a noi decidere quale sia la to do list più adatta e possiamo utilizzala davvero per moltissime cose.

A cosa fare attenzione?

Benissimo, dopo tutto questo parlare magari ti è venuta voglia di buttare giù la tua to do list. Fantastico! Ne sono molto contenta, ma ci sono alcune cose a cui devi fare attenzione se non vuoi che da strumento super utile si trasformi in qualcosa di estremamente inutile, se non dannoso.

Quando decidi di compilare una lista delle cose da fare, sopratutto se lo fai da poco tempo, potrebbe venirti la tentazione di riempire di attività e impegni la tua to do list. Questo potrebbe nuocerti anzichè aiutarti. To do list troppo lunghe infatti possono sovraccaricarti mentalmente. Per questo ti ho detto di stabilire le tue priorità. Il tempo è nostro amico, ma a patto di saperlo sfruttare al meglio. Dobbiamo quindi essere realistici sulle attività che possiamo svolgere e portare a termine efficacemente durante l’ arco della nostra giornata, o settimana.

A volte può succedere che siamo troppo focalizzati sullo spuntare le voci dalla nostra to do list, perdendo di vista il suo scopo principale, che è quello di supportarci durante la nostra giornata. In questo modo rischiamo di dedicarci con poca attenzione al compito che dobbiamo svolgere pensando esclusivamente a spuntarne la voce sulla lista. Dobbiamo quindi cercare di rimanere concentrati sulle singole attività, una alla volta.

Quando scrivere la to do list?

In realtà non c’ è un obbligo specifico in questa decisione, molto dipende dalle nostre abitudini, ma senz’ altro posso consigliarti di compilare la tua lista la sera, nel caso si tratti di una to do list giornaliera, può diventare un bel momento da trascorrere con te stesso durante, per esempio, la tua routine serale, e ad inizio settimana se si tratta di una to do list settimanale.

Quali strumenti utilizzare?

Io sono molto vecchio stile, quindi adoro scrivere tutto a mano, su un quaderno. Questo è un momento tutto per me.

Ma se l’ idea di scrivere tutto a mano non ti alletta, non ti preoccupare, oggi ci sono moltissime app che possono aiutarti a scrivere le tue liste.

Per esempio Todoist, questa l’ ho utilizzata anche io. Ti consente di organizzare tutte le tue attività, puoi suddividerle e applicare le tue priorità.

Googlekeep, oltre ad essere utile per organizzare le tue attività e i tuoi impegni, può essere utilizzate per scrivere delle note.

Evernote, anche questa è un app molto utile e versatile. Puoi annotare appuntamenti, creare liste, organizzare le tue attività.

Ma ce ne sono moltissime altre a disposizione, non ti resta che provarle e decidere quale fa al caso tuo.

Se da solo pensi di non riuscire ad organizzarti al meglio, contattami e ci faremo una chiaccherata.